Laiks, kad uzņēmumu grāmatvedībā kaudzēs krājās papīra rēķini un regulāri norisinājās sarunas par “noklīdušiem” rēķiniem, pamazām aiziet pagātnē, jo arvien biežāk rēķini tiek sagatavoti un nosūtīti elektroniski, tādējādi abām pusēm ietaupot gan laiku, gan resursus. Īpaši strauji elektronisko rēķinu popularitāte pieaugusi beidzamajā laikā, kad ārkārtējā situācijā daudzi uzņēmumi strādā attālināti.
Kādā formātā nepieciešams sagatavot rēķinu?
Patiesībā jautājums par elektroniskā dokumenta formātu ir vienkāršs, jo elektroniskie dokumenti var būt dažādi, to nosaka Ministru kabineta noteikumi Nr. 473 “Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām.”
Tur norādīts, ka elektronisks rēķins var būt gan vienkārša teksta formātā, gan atvērta dokumenta formātā biroja lietotnēm, “Exel”, PDF, digitāli saspiesta vai kodēta attēla formātā.
Vai vienmēr drīkst?
Gadījumus, kad dokuments drīkst būt elektronisks, var uzzināt Ministru kabineta noteikumos Nr. 585 “Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju”. Pēc būtības jebkurš dokuments, kas iesniegts samaksāšanai grāmatvedībā, drīkst būt elektroniskā formā.
Kā parakstīt rēķinu?
Saprotams, ka ikvienam dokumentam ir jābūt parakstītam, lai piešķirtu atbildību konkrētām personām. Taču preču piegādes dokumentu var arī neparakstīt, ja tas ir sagatavots elektroniski un abas puses iepriekš ir apliecinājušas, ka turpmāk rēķinu saņemšana notiks elektroniski.
Zem elektroniski sagatavotiem rēķiniem nereti manāma atzīme, ka rēķins ir sagatavots elektroniski un derīgs bez paraksta, taču tas neizslēdz faktu, ka līgumā ir jābūt nosacījumam, kā bez paraksta tiks atpazīts dokumenta izsniedzējs un saņēmējs.
Vai rēķins tika saņemts?
Kā rēķina sūtītājam pārliecināties, ka sūtītais dokuments ir saņemts? Šobrīd daudzos uzņēmumos ar dokumentiem apmainās grāmatvedības programmas, cilvēkiem pat neiejaucoties. Šādos gadījumos programmas lietotājam ir jāautorizējas, lai ielogotos programmā, un tas ir kā apliecinājums, ka rēķins ir sasniedzis īsto adresātu. Nedaudz sarežģītāk ir, ja rēķinu apmaiņa notiek e-pastā – tad iepriekš ir jāvienojas (vislabāk – rakstiski), kādi dokumenti tiks sūtīti elektroniski, kādā formātā un kā sūtītājs varēs pārliecināties, ka dokuments ir sasniedzis adresātu.