Lai saņemtu samaksu par nosūtīto preci vai sniegto pakalpojumu, bieži ir nepieciešams sagatavot rēķinu. Kādi ir rēķinu veidi un kādu labāk katrā konkrētajā gadījumā izvēlēties? Turpinājumā Corsax.lv komandas ieteikumi.
Elektronisks vai papīra
Lielākā daļa uzņēmumu šobrīd jau ir pārgājuši uz rēķiniem elektroniskā formātā. Klientiem tie tiek nosūtīti pa elektronisko pastu un uz tiem tiek likta atzīme, ka rēķini ir derīgi bez paraksta. Tas ir mūsdienīgākais, ātrākais un arī lētākais rēķinu aprites veids, ko iespējams arī automatizēt.
Grāmatvedības programmās lielākoties ir integrētas arī rēķinu apstrādes sistēmas, kas šo darbu ļauj veikt patiešām bez lieka resursu patēriņa.
Tomēr daļa uzņēmumu joprojām gatavo arī rēķinus papīra formātā, izdrukājot uz lapām, kas tiek pievienotas preču sūtījumam vai arī nosūtītas pa pastu. Un, lai arī tas ir neefektīvi, ir biroji, kuros joprojām ir redzamas dokumentu mapes, kurās krājas arī rēķini.
Rēķinu veidi pēc to nozīmes
Izšķir arī vairākus rēķinu veidus, balstoties uz to pielietojuma veidu. Viens no populārākajiem ir rēķins – pavadzīme, kas tiek sagatavots preču piegādei. Iegādājoties jebkuru preci, piemēram, mēbeles vai elektrotehniku, klients reizē saņems arī rēķinu – pavadzīmi, kurā atrodams piegādātāja paraksts, preces saņēmēja paraksts, iespējamās piegādes vai citas izmaksas.
Cits veids ir avansa rēķins. Kā vēsta jau pats to nosaukums, šāds rēķins tiek sagatavots par preci vai pakalpojumu, kas vēl nav piegādāta/sniegts, taču ir nepieciešams veikt avansa maksājumu.
Savukārt PVN maksātāji, kuriem tiek atskaitīts priekšnodoklis, gatavo arī nodokļa rēķinus. Priekšnodoklis ir summa, ko ražotājs vai pakalpojuma sniedzējs ir samaksājis kā PVN, iegādājoties preces vai izmantojot pakalpojumus savas saimnieciskās darbības vajadzībām.
Dažkārt tiek sagatavoti arī kredītrēķini – atšķirībā no tradicionālajiem rēķiniem tie ir ar mīnusa zīmi un tiek sagatavoti situācijās, ja, piemēram, tiek atcelts kāds darījums vai iepriekš kļūdaini nosūtīts rēķins.
Taču pilnīgi katrs no mums ikdienā saņem visbiežāk izmantoto rēķinu veidu – čekus. Tie tiek izsniegti veikalos, iegādājoties preces, tie tiek sagatavoti momentā, izmantojot kases aparāta funkcijas. Dažkārt, piemēram, nelielos uzņēmumos vai brīvdabas tirdziņos, čeka vietā tiek izsniegtas kvītis.
Kurš sagatavo rēķinu?
Rēķinu sagatavošana ir vienkāršs darbs, tāpēc lielākoties tā pat netiek uzticēta grāmatvedim bet gan, piemēram, lietvedim vai biroja vadītājam, pārdevējam. Tiesa, jaunam uzņēmumam, uzsākot savu darbību, ir jāizveido sistēma, kā tiks sagatavoti rēķini un jāievieš tā praksē. Ja nepieciešams, sazinieties ar Corsax.lv komandu un mēs palīdzēsim sagatavot jūsu pirmos rēķinus!