Elektroniski dokumenti, tostarp arī elektroniski sagatavoti rēķini nu jau ir daudzu mūsu ikdiena, taču joprojām mēdzam saņemt jautājumus par šo tēmu. Piemēram, par to, vai elektroniski sagatavotus rēķinus ir nepieciešams parakstīt.
Kad var neparakstīt
Valsts ieņēmumu dienests kādā no skaidrojumiem norādījis, ka attaisnojuma dokumentā (rēķinā) saskaņā ar likumu “Par grāmatvedību” ir noteikti izņēmumi, kad rēķinu var neparakstīt.
“Piemēram, lai elektroniski sagatavotu rēķinu (neatkarīgi no darījuma summas un saimnieciskā darījuma), kurš nesatur rekvizītu “paraksts” (t. i., elektroniski sagatavotais rēķins bez rekvizīta “paraksts”), varētu uzskatīt par attaisnojuma dokumentu likuma “Par grāmatvedību” izpratnē, elektroniski sagatavotais dokuments ir jāapliecina dokumenta saņēmēja (uzņēmuma) atbildīgajai personai saskaņā ar kārtību, kāda ir noteikta uzņēmuma vadītāja apstiprinātajos grāmatvedības organizācijas dokumentos (likuma “Par grāmatvedību” 7.1 panta trešā daļa).”
Tādējādi atbilstoši minētajām prasībām apliecināts dokuments (elektroniski sagatavotais rēķins bez rekvizīta “paraksts”) ir uzskatāms par ārējo attaisnojuma dokumentu, pamatojoties uz kuru ir izdarāmi ieraksti grāmatvedības reģistros.
Kad ir jāparaksta
Ikvienam, kurš zina, kā pareizi izrakstīt rēķinu, ir skaidrs, ka katram dokumentam ir jābūt parakstītam, tādējādi apliecinot konkrētas personas atbildību par tā saturu. Tiesa gan, preču piegādes dokumentu var neparakstīt, ja tas ir sagatavots elektroniski un jau iepriekš abas puses ir vienojušās, ka rēķinu aprite notiks elektroniski.
Zem elektroniski sagatavotiem rēķiniem bieži ir norādīta atzīme, ka rēķins ir sagatavots elektroniski un derīgs bez paraksta, taču arī tas neatbrīvo no nosacījuma vienoties, kā bez paraksta tiks atpazīts dokumenta izsniedzējs un saņēmējs.
Visos citos gadījumos, kas nepieder pie likumā uzskaitītajiem izņēmumiem, īpašām vienošanām, ir nepieciešams rēķinus parakstīt.
Pārliecība par saņemšanu
Gadījumos, kad rēķins tomēr netiek parakstīts, var rasties jautājums, kā pārliecināties par rēķina saņemšanu. Ja rēķinu aprite notiek elektroniski, izmantojot grāmatvedības programmas, šajās programmās ir jāautorizējas, tādējādi tas arī kalpo kā apliecinājums, ka rēķins ir nonācis pie adresāta. Sarežģītāk ir, ja aprite notiek e-pastā, tad nepieciešams iepriekš vienoties par šādu apriti un nosacījumiem.